Как общаться с ИТ-командами

Введение

Управление командой проекта, как и любое управление, связанное с людьми, требует большого количества коммуникаций. Не даром существует присказка: “Хорошо быть менеджером — рот закрыл, рабочее место убрано”. Соответственно, очень важно, чтобы коммуникации были эффективны (количество мемов на эту тему это подтверждает).

Понимание и вовлеченность

Чтобы IT команда (впрочем, любая команда) была эффективной, необходимо, чтобы каждый ее член делал свою часть работы, понимая, как его действия влияют на задачи других и на достижение общей цели. И за это понимание обычно отвечает менеджер проекта или руководитель — в их обязанности входит: донесение цели, постановка и контроль исполнения задач, модерация споров о способах их решений, разбор проблем, обратная связь по результатам работы и т.д.. И для всего этого необходимо писать или говорить, в общем, любым способом доносить информацию до людей и собирать информацию от них.

Начнем с самой базовой рекомендации — людям должно быть понятно, что и почему они делают, особенно, если это надо делать срочно. При постановке задач надо ввести сотрудников в контекст, рассказать, какой результат ожидается, когда и почему важно уложиться в этот срок (для этого уже давно придумана методика SMART для постановки задач). В идеале, нужно выстраивать все процессы таким образом, чтобы человек понимал, как от конкретной задачи, которую он делает сейчас, зависит проект или будущее компании, ощущение причастности и полезности — очень хороший мотиватор.

Во многих проектах необходима оценка по срокам, так как на одну задачу завязана следующая и так далее по цепочке. Обычно, оценку дает тот человек, который будет делать задачу. Она сразу готовится с заложенными рисками, но все равно исходя из того, что у сотрудника есть представление о том, как и когда он будет это делать, сколько у него есть других задач и сколько есть времени. Поэтому важно бережно относиться к времени и вниманию сотрудника.

Создавайте людям условия, в которых у них будет возможность распоряжаться своим временем для решения рабочих задач, к тому же для этого в основном нужно НЕ делать ряд вещей :)

Воздерживайтесь от “Чайка-менеджмента”

Избегайте, так называемого, “Чайка-менеджмента” — никому не нравится, когда их отвлекают от задачи, которая требует погружения, особенно, когда причина отвлечения — уточнение, когда же будет готово (“Было бы готово через 5 минут, но теперь мне снова надо это затащить в голову, так что через 3 часа”). Не выдергивайте людей на внезапные встречи, они не успеют переключиться и подготовиться к такой встрече, вы потратите и свое, и их время впустую. Если есть какие-то вопросы, которые требуют регулярного обсуждения, или вы намерены следить за прогрессом по каким-то задачам, то лучше поставить регулярные встречи, которые будут проходить в одно и тоже время, тогда сотрудникам будет проще к ним готовиться и не планировать на это время что-то другое.

Проводите встречи по сути, придерживайтесь агенды, и не отвлекайтесь на несвязанные с темой встречи вещи — как только агенда закончится и, если найдутся желающие поболтать о всяком, то супер — болтайте, остальные при этом смогут пойти делать свои дела.

Не задавайте вопросы сотрудникам, ответы на которые у вас есть в документации, в чатах выше или еще где-то, особенно, если люди постарались выстроили процессы так, чтобы вы в любой момент могли получить необходимую информацию из документов. Речь не о личных секретарях, личным секретарям задавайте, конечно.

Если все же есть необходимость задать вопрос сотруднику, занятому своей задачей, помните о том, что человек в совершенно другом контексте (не в том, в котором вы) сформулируйте вопрос так, чтобы человек мог понять, что от него хотят сразу из первого сообщения, и не был вынужден задавать уточняющие вопросы. Вот пример формулировки: “можешь, пожалуйста, сделать то-то, мне это нужно для того, что бы …”

Всё вышеперечисленное поможет эффективно использовать время для работы всей команды, а также решит ещё одну проблему: если у сотрудника появляется чувство, что он не управляет своим временем, ему будет сложнее браться за объемные задачи, которые требуют погружения и внимания. В ИТ с большой долей вероятности такой сотрудник либо просто уволится, либо выгорит и уволится.

Поддержка сотрудников и обратная связь

Также необходимо следить за состоянием сотрудников и избегать внезапных увольнений помогают регулярные обратные связи. Благодаря такому формату общения, руководитель и сотрудник будут в курсе, что и как надо делать, чтобы всем было комфортно продолжать совместно работать. Обратная связь с сотрудниками важна для улучшения рабочих процессов и повышения эффективности команды. Она помогает выявить и устранить проблемы, которые могут быть незаметны в рамках повседневной работы. Благодаря регулярной обратной связи сотрудники чувствуют себя более вовлеченными и мотивированными, что способствует их профессиональному росту. Кроме того, она позволяет своевременно корректировать поведение и развивать необходимые команде навыки. Обратные связи должны быть регулярными, запланированными заранее, но в случае возникновения проблем их можно делать внеочередными, например, в случаях, когда сотрудник сделал что-то не так — ведь и так всем известно, что критиковать и ругать публично не стоит. Отдельная встреча позволит выяснить причину, убедиться, что проблема возникла из-за конктретного сотрудника, совместно выработать решение, как избегать такого в будущем, а также убедиться, что переживания сотрудника на тему этой ошибки не слишком интенсивные.

Если какой-то сервис или вся система поломалась, то не надо спрашивать сразу “кто виноват и что делать” и тем более “а когда почините”, так как чаще всего честный ответ с неизвестной поломкой — “раньше, чем починем, не почиинем”, а “чайка-менеджмент” всех раздражает, как мы упоминали выше. И тем более не стоит кричать на сотрудников и угрожать им. Это же относится к сорванным срокам — если у вас горит проект и кровь из носу нужно его зарелизить в срок, то с большей вероятностью какое-то решение может быть придумано в атмосфере спокойного диалога, потому что в стрессе и панике люди соображают гораздо хуже.

И, конечно, всегда очень важно хвалить и благодарить людей за сделанную работу, даже за самую базовую. Написать “Супер! Спасибо!” не займет много вашего времени, а людям будет приятно.

Заключение

Всё вышеперечисленное верно для инхаус команды и, в целом, для любых рабочих человеческих отношений, то есть подойдет и для специалистов, с которыми вы работаете по модели аутсорс или аутстаф. Но не забывайте, что такие сотрудники работают в других компаниях со своими процессами, со своими руководителями, поэтому обратную связь необходимо передавать руководителям таких команд, чтобы они сами разобрались со своим сотрудникам, используя принятые в компании подходы.

И не затягивайте аутстафф-специалистов в свою корпоративную культуру (мероприятия, традиции и т.д) — это тоже требует времени и включенности человека, а ему еще на это необходимо тратить время в своей компании.
Мы понимаем, что работа с людьми всегда сложна, и бывает очень непросто договориться о процессах и сроках, и если вам нужны надежные специалисты для выполнения ваших задач, мы готовы обсудить ваши потребности.

Вы всегда можете с нами связаться
через почту: client@softwarecats.dev
телеграм @alex_zarubin

И мы договоримся с вами об онлайн-встрече, чтобы подробнее обсудить ваш проект и вашу проблему.

Ольга Шило
COO