Как общаться с ИТ-командами

Управление командой проекта, как и любое управление, связанное с людьми, требует большого количества коммуникаций. Не даром существует присказка: “Хорошо быть менеджером — рот закрыл, рабочее место убрано”. Соответственно, очень важно, чтобы коммуникации были эффективны (количество мемов на эту тему это подтверждает).

Чтобы IT команда (впрочем, любая команда) была эффективной, необходимо, чтобы каждый ее член делал свою часть работы, понимая, как его действия влияют на задачи других и на достижение общей цели. И за это понимание обычно отвечает менеджер проекта или руководитель — в их обязанности входит: донесение цели, постановка и контроль исполнения задач, модерация споров о способах их решений, разбор проблем, обратная связь по результатам работы и т.д.. И для всего этого необходимо писать или говорить, в общем, любым способом доносить информацию до людей и собирать информацию от них.

Начнем с самой базовой рекомендации — людям должно быть понятно, что и почему они делают, особенно, если это надо делать срочно. При постановке задач надо ввести сотрудников в контекст, рассказать, какой результат ожидается, когда и почему важно уложиться в этот срок (для этого уже давно придумана методика SMART для постановки задач). В идеале, нужно выстраивать все процессы таким образом, чтобы человек понимал, как от конкретной задачи, которую он делает сейчас, зависит проект или будущее компании, ощущение причастности и полезности — очень хороший мотиватор.

Во многих проектах необходима оценка по срокам, так как на одну задачу завязана следующая и так далее по цепочке. Обычно, оценку дает тот человек, который будет делать задачу. Она сразу готовится с заложенными рисками, но все равно исходя из того, что у сотрудника есть представление о том, как и когда он будет это делать, сколько у него есть других задач и сколько есть времени. Поэтому важно бережно относиться к времени и вниманию сотрудника.

Создавайте людям условия, в которых у них будет возможность распоряжаться своим временем для решения рабочих задач, к тому же для этого в основном нужно НЕ делать ряд вещей :)

Избегайте, так называемого, “Чайка-менеджмента” — никому не нравится, когда их отвлекают от задачи, которая требует погружения, особенно, когда причина отвлечения — уточнение, когда же будет готово (“Было бы готово через 5 минут, но теперь мне снова надо это затащить в голову, так что через 3 часа”). Не выдергивайте людей на внезапные встречи, они не успеют переключиться и подготовиться к такой встрече, вы потратите и свое, и их время впустую. Если есть какие-то вопросы, которые требуют регулярного обсуждения, или вы намерены следить за прогрессом по каким-то задачам, то лучше поставить регулярные встречи, которые будут проходить в одно и тоже время, тогда сотрудникам будет проще к ним готовиться и не планировать на это время что-то другое.

Проводите встречи по сути, придерживайтесь агенды, и не отвлекайтесь на несвязанные с темой встречи вещи — как только агенда закончится и, если найдутся желающие поболтать о всяком, то супер — болтайте, остальные при этом смогут пойти делать свои дела.

Не задавайте вопросы сотрудникам, ответы на которые у вас есть в документации, в чатах выше или еще где-то, особенно, если люди постарались выстроили процессы так, чтобы вы в любой момент могли получить необходимую информацию из документов. Речь не о личных секретарях, личным секретарям задавайте, конечно.

Если все же есть необходимость задать вопрос сотруднику, занятому своей задачей, помните о том, что человек в совершенно другом контексте (не в том, в котором вы) сформулируйте вопрос так, чтобы человек мог понять, что от него хотят сразу из первого сообщения, и не был вынужден задавать уточняющие вопросы. Вот пример формулировки: “можешь, пожалуйста, сделать то-то, мне это нужно для того, что бы …”

Всё вышеперечисленное поможет эффективно использовать время для работы всей команды, а также решит ещё одну проблему: если у сотрудника появляется чувство, что он не управляет своим временем, ему будет сложнее браться за объемные задачи, которые требуют погружения и внимания. В ИТ с большой долей вероятности такой сотрудник либо просто уволится, либо выгорит и уволится.

Также необходимо следить за состоянием сотрудников и избегать внезапных увольнений помогают регулярные обратные связи. Благодаря такому формату общения, руководитель и сотрудник будут в курсе, что и как надо делать, чтобы всем было комфортно продолжать совместно работать. Обратная связь с сотрудниками важна для улучшения рабочих процессов и повышения эффективности команды. Она помогает выявить и устранить проблемы, которые могут быть незаметны в рамках повседневной работы. Благодаря регулярной обратной связи сотрудники чувствуют себя более вовлеченными и мотивированными, что способствует их профессиональному росту. Кроме того, она позволяет своевременно корректировать поведение и развивать необходимые команде навыки. Обратные связи должны быть регулярными, запланированными заранее, но в случае возникновения проблем их можно делать внеочередными, например, в случаях, когда сотрудник сделал что-то не так — ведь и так всем известно, что критиковать и ругать публично не стоит. Отдельная встреча позволит выяснить причину, убедиться, что проблема возникла из-за конктретного сотрудника, совместно выработать решение, как избегать такого в будущем, а также убедиться, что переживания сотрудника на тему этой ошибки не слишком интенсивные.

Если какой-то сервис или вся система поломалась, то не надо спрашивать сразу “кто виноват и что делать” и тем более “а когда почините”, так как чаще всего честный ответ с неизвестной поломкой — “раньше, чем починем, не почиинем”, а “чайка-менеджмент” всех раздражает, как мы упоминали выше. И тем более не стоит кричать на сотрудников и угрожать им. Это же относится к сорванным срокам — если у вас горит проект и кровь из носу нужно его зарелизить в срок, то с большей вероятностью какое-то решение может быть придумано в атмосфере спокойного диалога, потому что в стрессе и панике люди соображают гораздо хуже.

И, конечно, всегда очень важно хвалить и благодарить людей за сделанную работу, даже за самую базовую. Написать “Супер! Спасибо!” не займет много вашего времени, а людям будет приятно.

Всё вышеперечисленное верно для инхаус команды и, в целом, для любых рабочих человеческих отношений, то есть подойдет и для специалистов, с которыми вы работаете по модели аутсорс или аутстаф. Но не забывайте, что такие сотрудники работают в других компаниях со своими процессами, со своими руководителями, поэтому обратную связь необходимо передавать руководителям таких команд, чтобы они сами разобрались со своим сотрудникам, используя принятые в компании подходы.

И не затягивайте аутстафф-специалистов в свою корпоративную культуру (мероприятия, традиции и т.д) — это тоже требует времени и включенности человека, а ему еще на это необходимо тратить время в своей компании.
Мы понимаем, что работа с людьми всегда сложна, и бывает очень непросто договориться о процессах и сроках, и если вам нужны надежные специалисты для выполнения ваших задач, мы готовы обсудить ваши потребности.

Наша команда уже более пяти лет занимается реализацией проектов на Java и усилением команд по направлениям

• DevOps;
• Java разработка;
• Тестирование.

За время существования компании, мы принимали участие в работе над более чем 100 проектами различного объема и длительности.

Если перед вами стоят вызовы, при которых вам может пригодится наша экспертиза, просто напишите нам,

• client@softwarecats.dev,
• https://t.me/alex_zarubin,
• или через любую форму на сайте.

Мы договоримся с вами об онлайн-встрече, чтобы подробнее обсудить ваш проект и вашу проблему.